Hace unas publicaciones desglosamos el despacho de aduanas en cinco pasos, desde la declaración sumaria de entrada hasta el levante de las mercancías, e indicamos algunos tiempos de referencia para su duración. Sin embargo, la pregunta que más nos hacen no tiene que ver con los pasos individuales, sino con la práctica: ¿cuánto se tarda en la vida real y varía la respuesta según el lado de la frontera germano-polaca por el que entre el envío?
La pregunta es muy pertinente, ya que ambos países operan bajo las mismas normas de la UE, pero no tienen exactamente la misma reputación. En el Índice de Rendimiento Logístico del Banco Mundial, las aduanas alemanas obtienen una puntuación de 3,9 sobre 5 en eficiencia, lo que las sitúa entre las mejores de la UE. Polonia se sitúa en torno a un 3,4, en la misma categoría que Italia e Irlanda. Sobre el papel, esta diferencia parece pequeña. En la práctica, suele ser la diferencia entre que un envío se despache antes de que el conductor se termine el café y que se quede retenido un día más sin motivo aparente.
Tiempos medios de despacho en los puertos de la UE
Alemania procesa las declaraciones de aduana a través de ATLAS, la plataforma electrónica de aduanas que es obligatoria desde el lanzamiento de «ATLAS 10.2». Polonia trabaja con AIS/IMPORT PLUS, un sistema más nuevo introducido por la Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) en junio de 2025 para sustituir a la anterior plataforma AIS/IMPORT; las declaraciones se presentan a través del portal PUESC. Ambos funcionan con el mismo principio: se presenta una declaración, un análisis de riesgo automatizado la asigna a un canal y ese canal determina lo que ocurre a continuación.
Los resultados de los canales son casi idénticos en ambos países. El verde significa levante inmediato sin más controles. El amarillo implica un control de documentos, que suele añadir de uno a tres días laborables al proceso. El rojo significa una inspección física, lo que supone entre tres y siete días laborables adicionales. La mayoría de las declaraciones correctas y sin discrepancias acaban en el canal verde o amarillo en ambos países; las cifras solo empiezan a diferir cuando hay algún problema con la documentación.
Las mayores diferencias entre ambos mercados se aprecian a nivel de puertos. Hamburgo sigue siendo el motor de las importaciones alemanas, con un despacho bastante fiable una vez aceptada la declaración. En Polonia, el Baltic Hub de Gdańsk es la única terminal de aguas profundas del mar Báltico que puede despachar directamente los portacontenedores más grandes, sin necesidad de transbordo previo en Róterdam o Hamburgo. Esto acorta el tiempo total de tránsito, aunque el despacho en sí tarde un número de días similar. Gdynia, un poco más arriba en la costa, suele ofrecer periodos de almacenamiento libre de recargos más generosos antes de que se apliquen tasas, en algunos casos significativamente superiores a los de algunas terminales de Gdańsk. Esto no acelera el despacho de aduanas, pero cambia el coste que le supone un retraso mientras espera el levante de la mercancía.
Carga aérea frente a marítima: ¿qué influye en la velocidad del despacho?
La carga aérea suele considerarse más rápida de despachar que la carga marítima, y la mayoría de las veces es así, pero no por la razón que la mayoría de la gente piensa. No es porque los funcionarios de aduanas del aeropuerto trabajen más rápido. Se debe a que los documentos de transporte aéreo suelen llegar antes que la mercancía, a veces horas antes del aterrizaje. Esto da a la aduana una ventaja para el análisis de riesgos antes de que el envío esté físicamente en el lugar. Un envío aéreo correcto a través de Fráncfort, el mayor centro de carga de Alemania y uno de los más transitados del mundo, puede despacharse en pocas horas.
En el transporte marítimo, este mismo plazo puede reducirse si la documentación se envía con suficiente antelación. En el caso de una carga completa de contenedor (FCL), su agente de aduanas puede presentar la declaración antes de que el barco atraque, de modo que el proceso de despacho puede iniciarse en segundo plano mientras el contenedor está en el muelle. Los envíos de grupaje (LCL) pierden esta ventaja, porque el contenedor debe vaciarse antes de poder inspeccionar los envíos individuales. Si la mercancía de un importador en un contenedor compartido es retenida, todos los demás tienen que esperar.
Polonia no tiene un equivalente directo a Fráncfort en carga aérea. Varsovia-Chopin gestiona solo una fracción de ese volumen. Por eso, para envíos urgentes a Polonia, a veces es más rápido volar a Fráncfort y realizar el último trayecto en camión que reservar un vuelo directo a Varsovia, la misma lógica por la que los transitarios a veces envían carga para Francia a través de Fráncfort en lugar de París. La lección se aplica a ambos mercados: el medio de transporte es menos decisivo que la antelación con la que se empiece a tramitar la documentación.
¿Qué ocurre si la aduana retiene sus mercancías?
Una retención no es un evento único, sino un estado, y el estado en el que se encuentre determina lo que debe hacer realmente. Una retención en el canal amarillo significa que la aduana quiere comprobar determinados documentos (la factura comercial, un certificado, una prueba de origen) antes de autorizar el levante de la mercancía; no hay inspección física. Su agente de aduanas suele recibir el requerimiento en el plazo de un día tras la presentación de la declaración, y una respuesta completa y correcta suele resolver el asunto en el plazo de uno a tres días mencionado anteriormente.
Una retención en el canal rojo es un problema de otra magnitud. El contenedor se desvía para su inspección, un funcionario lo abre, coteja la carga con la declaración y el envío no continúa hasta que se haya completado el proceso. Aquí, la disponibilidad de los inspectores y el acceso a la carga influyen tanto como la documentación; por eso la estimación de tres a siete días conlleva más incertidumbre que la del canal amarillo.
En ambos tipos de retención, los costes de almacenamiento siguen acumulándose, ya sea como demora de la terminal o como detención de la naviera, y ninguna de las dos administraciones detiene el reloj mientras usted consigue la documentación. La consecuencia menos frecuente, pero más grave: según el Código Aduanero de la Unión (CAU), las mercancías que no puedan ser despachadas por causas imputables al importador y que permanezcan en ese estado más allá del plazo concedido por la aduana pueden acabar siendo confiscadas, vendidas o destruidas. En el caso de un retraso habitual por documentación que se resuelve en un plazo razonable, este no es un escenario realista. La norma existe para mercancías realmente abandonadas o no conformes. Sin embargo, por esta misma razón es más importante de lo que la mayoría de los importadores creen (hasta que les ocurre a ellos) tratar cada notificación de retención con urgencia y no dejarla para la semana siguiente.
Las causas más comunes de retrasos en las aduanas de la UE
Ya hemos analizado los sospechosos habituales: diferencias de valor entre la factura y la declaración, descripciones vagas de las mercancías, una declaración sumaria de entrada tardía, falta de certificados para mercancías reguladas o palets de madera no tratados que no cumplen la norma NIMF 15. Siguen siendo los responsables de la mayoría de los retrasos en ambos países y es lo primero que debe comprobarse antes de asumir un problema más complejo.
Algunas causas afectan más a un país que al otro. El sistema polaco AIS/IMPORT PLUS es aún relativamente nuevo (sustituyó a la antigua plataforma a mediados de 2025) y los agentes de aduanas o importadores que aún no se han adaptado plenamente a los requisitos de datos tropiezan ocasionalmente con el nuevo formato, especialmente con la declaración complementaria del IVA, que ahora debe presentarse en los diez días siguientes al levante. Además, Polonia se encuentra en la frontera exterior de la UE con Bielorrusia y Ucrania, lo que provoca interrupciones periódicas en determinados pasos fronterizos terrestres orientales que sencillamente no afectan a las rutas más centrales de Alemania. Y como Alemania aplica un 19 % de IVA a la importación y Polonia un 23 %, una empresa que utilice la misma plantilla de cálculo para ambos mercados puede declarar incorrectamente su deuda tributaria sin haber equivocado el código SA; un error que no se detecta en la frontera, sino más tarde, pero que causa su propio retraso en cuanto se descubre.
Cómo agilizar el despacho de aduanas en la UE
La mayoría de los consejos aplicables a Alemania también sirven para Polonia: solicite su número EORI con suficiente antelación al envío, asegúrese de que las descripciones de las mercancías y los valores declarados sean idénticos en todos los documentos, y garantice que los certificados oficiales estén listos antes de que llegue la mercancía, no cuando una retención los solicite.
Para las empresas que realizan envíos a ambos mercados, vale la pena tener en cuenta algunos aspectos adicionales. Tanto las aduanas alemanas como la KAS evalúan a los importadores en función de su riesgo, y un historial limpio de cumplimiento en un país no se transfiere automáticamente al otro; merece la pena crear ese historial de forma específica en cada país. Si realiza envíos con regularidad, considere la posibilidad de abrir una cuenta de aplazamiento de pago tanto en Alemania como en Polonia, en lugar de solo en el país donde empezó, ya que la ventaja de liquidez aumenta a medida que mueve volumen a través de ambos países. El estatuto de OEA y, en el futuro, el estatuto de «operador de confianza» previsto por la UE merecen la pena solicitarse en cuanto el volumen lo justifique, ya que se reconocen en toda la UE y no solo en países individuales. Y si realmente tiene la opción de elegir puerto, el periodo más largo sin recargos por almacenamiento en Gdynia puede ser más valioso para su margen que el tiempo de tránsito ligeramente inferior a través de Gdańsk, dependiendo de lo ajustado que sea su calendario de entregas.
Sin embargo, la mayor ventaja sigue siendo contar con un único agente de aduanas que declare tanto en ATLAS como en AIS/IMPORT PLUS, de modo que los mismos profesionales cotejen sus facturas con sus listas de empaque (antes de la presentación de la declaración y no cuando llega una notificación de retención), independientemente del lado de la frontera por el que entre el envío.
Nosotros realizamos declaraciones en ATLAS y AIS/IMPORT PLUS desde la misma oficina. Si realiza envíos a Alemania, Polonia o a ambos países, póngase en contacto con nosotros y revisaremos juntos sus últimos envíos para ver dónde se está perdiendo tiempo realmente.
