Hace dos semanas, utilizamos una discrepancia en una partida de factura como ejemplo de cómo funciona el despacho de aduanas: una sola incoherencia en los documentos y un contenedor se queda parado una semana en Hamburgo. El glosario de la semana pasada le proporcionó el vocabulario adecuado para ello. Este artículo es la pieza intermedia: lo que sucede paso a paso una vez que se reserva un envío y en qué punto de esta secuencia una pequeña discrepancia se convierte en una retención.
El proceso consta de cinco etapas. Cada una tiene sus propios tiempos y su propia forma de fallar.
Paso 1: Notificación previa y declaración sumaria de entrada
El despacho comienza antes de que llegue físicamente el envío, con la declaración sumaria de entrada, abreviada como ENS: una declaración relacionada con la seguridad y el riesgo, no una solicitud de levante de las mercancías. Informa a la aduana de lo que viene, quién lo envía y quién lo recibe, de modo que se pueda realizar un análisis de riesgos antes de que el buque o la aeronave lleguen siquiera al territorio de la UE.
La declaración se realiza a través de ICS2, y el plazo depende totalmente de cómo se transporten las mercancías. El transporte marítimo en contenedores requiere una ENS presentada 24 horas antes de la carga en el último puerto no perteneciente a la UE. Para la carga a granel por vía marítima se aplican cuatro horas antes de la llegada, y para el transporte por carretera, solo una hora. Para el transporte aéreo, se aplica un conjunto de datos mínimo antes de la carga, que se presenta antes de que las mercancías suban a bordo; el conjunto de datos completo se presenta antes de la salida o hasta cuatro horas antes de la llegada a la UE, según la duración del vuelo. Por lo general, declara el transportista o el transitario, no el propio importador, pero los datos provienen de los detalles del envío del importador, por lo que una discrepancia en este punto sigue siendo su problema.
Una ENS tardía o con discrepancias es una de las causas más evitables de retención, porque marca un envío antes de que la aduana haya visto cualquier otra cosa sobre él. Todo lo que viene después asume que la declaración era correcta.
Paso 2: Presentación de la declaración de aduana
Tan pronto como llegan las mercancías (o, en el caso de un despacho de aduanas centralizado, tan pronto como se presenta la declaración ante la oficina de aduanas elegida, independientemente del lugar físico de entrada), se presenta la declaración de aduana propiamente dicha. En Alemania, esto se hace a través de ATLAS; otros Estados miembros operan sistemas nacionales basados en el mismo modelo de datos de la UE.
Esta es una declaración diferente de la ENS y contiene más detalles: el código NC/TARIC, el régimen aduanero solicitado (despacho a libre práctica, un régimen especial como el perfeccionamiento activo o un régimen de tránsito), el valor en aduana declarado, el país de origen y el número EORI del importador. La declaración la realiza el importador, un representante aduanero sobre la base de un poder notarial o, en ocasiones, el transportista.
Una vez aceptada, el sistema asigna un MRN, la referencia mediante la cual se realiza el seguimiento del envío y, en el caso de las exportaciones, se demuestra posteriormente que las mercancías han abandonado el territorio de la UE. Este paso es también donde aparecen la mayoría de los errores evitables: un valor que no coincide con la factura comercial, un número EORI o un nombre de empresa que no coincide con la ENS, una descripción de la mercancía lo suficientemente vaga como para encajar plausiblemente en más de un código SA.
Paso 3: Determinación de los derechos de aduana y del IVA de importación
Una vez aceptada la declaración, el sistema calcula los impuestos. Los derechos de aduana se aplican sobre el valor en aduana, normalmente CIF: precio de la mercancía más flete y seguro hasta la frontera de la UE, según el tipo del código NC/TARIC correspondiente. A continuación, el IVA de importación se calcula sobre el valor en aduana más este derecho de aduana, al tipo general o reducido del país de destino.
Una cifra ya ha cambiado este año, y vale la pena ser precisos sobre a quién afecta. La antigua franquicia de derechos de aduana para envíos de hasta 150 € dejó de aplicarse el 1 de julio de 2026; los paquetes de comercio electrónico B2C de bajo valor (es decir, mercancías vendidas directamente a consumidores desde fuera de la UE) conllevan ahora un derecho de aduana de tarifa plana de 3 € por categoría de mercancía (por partida arancelaria), en lugar de entrar libres de derechos. Se trata de un régimen transitorio que funcionará hasta la plena puesta en marcha del Centro de Datos Aduaneros de la UE, prevista para 2028; a partir de entonces, se aplicará a todo el despacho de aduanas regular basado en la clasificación, independientemente del valor. Se espera una tasa de gestión independiente por paquete de unos 2 € en torno a noviembre de 2026. Nada de esto afecta a los envíos comerciales B2B habituales, que de todos modos nunca estuvieron cubiertos por la antigua franquicia; pero si realiza envíos directamente a clientes finales o asesora a clientes que lo hacen, el cálculo para los pedidos de bajo valor ha cambiado de forma permanente.
El pago en sí puede realizarse envío por envío o, en el caso de importadores habituales, a través de una cuenta de pago aplazado que agrupa los impuestos en una liquidación mensual. En cualquier caso, los derechos de aduana y el IVA de importación deben estar liquidados o confirmados mediante una cuenta de pago aplazado antes de que se autorice el levante de las mercancías, razón por la cual este paso y el siguiente suelen realizarse en paralelo en lugar de de forma estrictamente secuencial.
Paso 4: Control documental y físico de las mercancías
En paralelo a la liquidación de impuestos, ATLAS o el sistema nacional correspondiente asigna cada declaración a uno de los tres canales. El canal verde autoriza el levante de las mercancías sin más control. El canal amarillo retiene el envío para un control documental: un funcionario de aduanas coteja la declaración con la factura, la lista de empaque y los certificados presentados. El canal rojo añade una inspección física de la propia mercancía.
La mayoría de las declaraciones con documentos correctos y coherentes acaban en el canal verde o amarillo. El canal rojo está reservado para envíos con un perfil de riesgo más alto, determinadas categorías de mercancías o selección aleatoria, y es el paso que más tiempo requiere, ya que depende de la disponibilidad de los inspectores y del acceso a la carga, y no solo del tiempo de tramitación de los documentos.
Aquí también se comprueban los certificados: certificados fitosanitarios, declaraciones de conformidad CE, fichas de datos de seguridad, licencias de importación, según lo que se transporte. La falta de un documento no solo cuesta tiempo. En el caso de un producto sujeto a control efectivo, puede significar que se deniegue por completo la importación del envío.
Paso 5: Levante de las mercancías
Una vez finalizado el control y liquidados o cubiertos por una cuenta de pago aplazado los derechos de aduana y el IVA de importación, las mercancías se despachan a libre práctica. Este es el punto en el que dejan de estar sujetas a vigilancia aduanera y se convierten en mercancías de la Unión ordinarias, libres de ir a un almacén, a un distribuidor o a un centro logístico de FBA sin más intervención aduanera.
En el caso de las importaciones, se trata de una entrega sencilla desde la terminal o el depósito aduanero. En el caso de las exportaciones, el proceso es a la inversa: una vez que las mercancías han abandonado físicamente el territorio de la UE, se registra una certificación de salida para la declaración de exportación. Esta confirmación es importante mucho más allá de la logística. Es la base para que la venta correspondiente pueda tratarse como una entrega de exportación exenta de impuestos, y sin ella, un exportador no tiene nada en la mano si alguna vez se cuestiona esta exención fiscal.
Cuánto tiempo dura todo el proceso
Los tiempos varían tanto según el canal y el medio de transporte que un único valor medio sirve de poco. Unas cuantas referencias ayudan más que una estimación.
Debe existir un número EORI antes de que un envío llegue siquiera a ATLAS, y el tiempo de tramitación del registro es lo suficientemente variable como para que un plazo de cuatro a seis semanas sea la previsión segura, no el peor de los casos. La propia ENS se presenta entre una hora y un día completo antes de la llegada, según el medio de transporte, como se ha descrito anteriormente.
Desde la declaración hasta el levante: un envío de carga aérea urgente con documentos correctos y resultado en canal verde puede despacharse en horas. El transporte marítimo estándar suele requerir de uno a tres días hábiles, incluso si nada sale mal, y una inspección en el canal rojo añade de tres a siete días hábiles adicionales, dependiendo del puerto y de lo ocupados que estén los inspectores esa semana.
Casi nada de esta variabilidad proviene de los pasos de la declaración en sí. Depende de si un envío se desvía al canal amarillo o rojo, y eso se decide en función de lo que la aduana ve en los tres primeros pasos, no de lo que suceda después.
Cómo evitar los retrasos más comunes
El mismo puñado de causas provoca la mayoría de las retenciones, y cada una de ellas se puede evitar antes de reservar un envío:
Solicite el número EORI mucho antes del envío, no cuando este ya esté en camino.
Haga coincidir las descripciones de las mercancías exactamente en la factura, la lista de empaque y la declaración. "Piezas" o "accesorios" se lee como una señal de riesgo; una descripción precisa no.
Mantenga idéntico el valor declarado en la ENS, la factura y la declaración de aduana; una discrepancia es uno de los desencadenantes más comunes de un control manual.
Tenga preparados los certificados normativos antes de que lleguen las mercancías, y no solo cuando los solicite una retención en el canal amarillo.
Utilice material de embalaje de madera que cumpla con la norma NIMF 15. Los palés no tratados siguen siendo una causa de retraso totalmente evitable.
Si realiza envíos con regularidad, considere una cuenta de pago aplazado y, de cara al futuro, el estatuto de OEA; ambos reducen la fricción de forma permanente en lugar de envío por envío.
La mayor parte de esto se reduce a lo mismo: asegurarse de que los números y las descripciones en cada documento cuenten la misma historia antes de que alguien en la aduana tenga que preguntar por qué no es así. Póngase en contacto con nosotros y revisaremos su proceso de principio a fin para identificar dónde es más probable que ocurra esto.
