W kilku poprzednich artykułach podzieliliśmy odprawę celną na pięć etapów – od przywozowej deklaracji skróconej po zwolnienie towaru – i podaliśmy kilka orientacyjnych ram czasowych dla tego procesu. Jednak pytanie, które słyszymy najczęściej, wcale nie dotyczy poszczególnych kroków. Brzmi ono: ile to wszystko trwa w praktyce i czy odpowiedź zależy od tego, po której stronie polsko-niemieckiej granicy trafia przesyłka?
Pytanie jest w pełni uzasadnione, ponieważ oba kraje działają na podstawie tych samych przepisów unijnych, ale nie cieszą się dokładnie taką samą opinią. W rankingu Logistics Performance Index Banku Światowego niemieckie organy celne uzyskują ocenę 3,9 na 5 punktów pod względem wydajności, co plasuje je w czołówce UE. Polska plasuje się bliżej poziomu 3,4, w tej samej lidze co Włochy i Irlandia. Na papierze ta różnica wydaje się niewielka. W praktyce jest to często różnica między przesyłką, która zostaje odprawiona, zanim kierowca dopije kawę, a taką, która bez widocznego powodu stoi przez dodatkowy dzień.
Średni czas odprawy w portach UE
Niemcy obsługują zgłoszenia celne za pośrednictwem systemu ATLAS, czyli elektronicznej platformy celnej, której stosowanie stało się faktycznie obowiązkowe od wersji „ATLAS 10.2”. Polska korzysta z systemu AIS/IMPORT PLUS, nowszego rozwiązania, które Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wprowadziła w czerwcu 2025 roku jako następcę dotychczasowej platformy AIS/IMPORT; zgłoszenia przesyła się przez portal PUESC. Oba działają na tej samej zasadzie: przesyłane jest zgłoszenie, automatyczna analiza ryzyka przypisuje je do określonego kanału, a ten kanał decyduje o tym, co wydarzy się dalej.
Wyniki poszczególnych kanałów są w obu krajach niemal identyczne. Kanał zielony oznacza zwolnienie towaru bez dodatkowej kontroli. Żółty oznacza kontrolę dokumentów, która zazwyczaj wydłuża proces o jeden do trzech dni roboczych. Czerwony wiąże się z rewizją fizyczną, co dokłada kolejne trzy do siedmiu dni roboczych. Większość prawidłowych, spójnych zgłoszeń w obu krajach trafia do kanału zielonego lub żółtego; statystyki zaczynają się rozchodzić dopiero wtedy, gdy w dokumentacji rzeczywiście pojawia się jakiś błąd.
Większe różnice między oboma rynkami widać na poziomie portów. Hamburg pozostaje głównym punktem obsługi niemieckiego importu, oferując dość niezawodną odprawę po przyjęciu zgłoszenia. W Polsce Baltic Hub w Gdańsku jest jedynym terminalem głębokowodnym na Bałtyku, który może bezpośrednio obsługiwać największe kontenerowce bez konieczności wcześniejszego przeładunku na mniejsze jednostki w Rotterdamie czy Hamburgu. Skraca to całkowity czas transportu, nawet jeśli sama odprawa trwa podobną liczbę dni. Gdynia, położona nieco dalej na północ, zazwyczaj oferuje dłuższy okres wolny od opłat za składowanie, zanim zaczną być naliczane koszty – w niektórych przypadkach znacznie dłuższy niż niektóre terminale w Gdańsku. Nie przyspiesza to samej odprawy celnej, ale zmienia to, ile kosztuje opóźnienie w oczekiwaniu na zwolnienie towaru.
Fracht lotniczy a morski: co wpływa na szybkość odprawy?
Uważa się, że fracht lotniczy jest odprawiany szybciej niż fracht morski i w większości przypadków tak jest – ale nie z powodu, który większość podejrzewa. Nie wynika to z faktu, że urzędnicy celni na lotnisku pracują szybciej. Wynika to z faktu, że dokumenty lotnicze zazwyczaj docierają przed towarem, czasem na wiele godzin przed lądowaniem. Dzięki temu cło ma przewagę czasową przy analizie ryzyka, zanim przesyłka w ogóle fizycznie pojawi się na miejscu. Prawidłowo przygotowana przesyłka lotnicza przechodząca przez Frankfurt, największy port handlowy w Niemczech i jeden z najruchliwszych na świecie, może zostać odprawiona w ciągu zaledwie kilku godzin.
W przypadku frachtu morskiego ten sam czas można skrócić, jeśli dokumenty zostaną wysłane odpowiednio wcześnie. Przy pełnym załadunku kontenerowym (FCL) Twój agencja celna może złożyć zgłoszenie jeszcze przed zawinięciem statku do portu, dzięki czemu proces odprawy może toczyć się w tle, gdy kontener stoi na nabrzeżu. Przesyłki drobnicowe (LCL) tracą tę zaletę, ponieważ kontener musi najpierw zostać rozładowany, zanim poszczególne przesyłki będą mogły zostać skontrolowane. Jeśli towar jednego importera w dzielonym kontenerze zostanie zakwestionowany, wszyscy pozostali również muszą czekać.
Polska nie ma w transporcie lotniczym bezpośredniego odpowiednika Frankfurtu. Lotnisko Chopina w Warszawie obsługuje tylko ułamek tego wolumenu. W przypadku pilnych przesyłek do Polski czasami szybciej jest więc polecieć do Frankfurtu i pokonać ostatni etap ciężarówką, niż rezerwować bezpośredni lot do Warszawy – to ta sama logika, według której spedytorzy czasami kierują ładunki do Francji przez Frankfurt zamiast przez Paryż. Wniosek dotyczy obu rynków: środek transportu ma mniejsze znaczenie niż to, jak wcześnie dokumenty zostaną przekazane do obróbki.
Co się dzieje, gdy urząd celny zatrzyma Twój towar?
Zatrzymanie to nie pojedyncze zdarzenie, lecz status – a to, jaki status obowiązuje, decyduje o tym, co należy zrobić. Zatrzymanie w kanale żółtym oznacza, że urząd celny chce zobaczyć określone dokumenty – fakturę handlową, certyfikat, dowód pochodzenia – przed zwolnieniem towaru; nie dochodzi przy tym do rewizji fizycznej. Twój agent celny zazwyczaj otrzymuje takie wezwanie w ciągu jednego dnia od złożenia zgłoszenia, a kompletna i prawidłowa odpowiedź zazwyczaj rozwiązuje sprawę w ciągu wspomnianych wyżej jednego do trzech dni.
Zatrzymanie w kanale czerwonym to problem zupełnie innego kalibru. Kontener jest kierowany do rewizji, urzędnik go otwiera, porównuje ładunek ze zgłoszeniem, a przesyłka rusza dalej dopiero po zakończeniu tej procedury. W tym przypadku dostępność inspektorów oraz dostęp do ładunku liczą się tak samo mocno jak dokumenty – dlatego szacowany czas od trzech do siedmiu dni jest obarczony większą niepewnością niż w przypadku kanału żółtego.
W przypadku obu rodzajów zatrzymania koszty składowania nadal rosną, niezależnie od tego, czy jest to demurrage naliczany przez terminal, czy detention naliczane przez armatora, a żaden z tych organów nie zatrzymuje licznika, podczas gdy Ty kompletujesz dokumenty. Rzadsza, ale poważniejsza konsekwencja: zgodnie z Unijnym Kodeksem Celnym (UKC), towar, który nie może zostać zwolniony z przyczyn leżących po stronie importera i pozostaje w tym stanie dłużej niż wyznaczony przez urząd celny termin, może ostatecznie zostać zajęty, sprzedany lub zniszczony. Przy zwykłym opóźnieniu w dokumentacji, które zostanie rozwiązane w rozsądnym czasie, nie jest to realistyczny scenariusz. Ta reguła istnieje dla towarów rzeczywiście porzuconych lub niezgodnych z przepisami. Właśnie dlatego jest to jednak ważniejsze, niż sądzi większość importerów – dopóki sami się o tym nie przekonają – aby każde powiadomienie o zatrzymaniu traktować jako pilne i nie odkładać go na kolejny tydzień.
Najczęstsze przyczyny opóźnień w odprawach celnych w UE
Najbardziej typowe przyczyny zostały już przez nas omówione: rozbieżności w wartościach między fakturą a zgłoszeniem, niejasne opisy towarów, opóźniona przywozowa deklaracja skrócona, brak certyfikatów dla towarów regulowanych, niepoddane obróbce drewniane palety niespełniające standardu ISPM 15. W obu krajach wciąż odpowiadają one za większość opóźnień i należy je sprawdzić w pierwszej kolejności, zanim zacznie się podejrzewać bardziej skomplikowany problem.
Niektóre przyczyny dotyczą bardziej jednego kraju niż drugiego. Polski system AIS/IMPORT PLUS jest wciąż stosunkowo nowy – zastąpił starą platformę dopiero w połowie 2025 roku – a agenci celni lub importerzy, którzy nie dostosowali się jeszcze w pełni do nowych wymogów dotyczących danych, czasami napotykają trudności przy nowym formacie, zwłaszcza przy uzupełniającej deklaracji VAT, która jest teraz wymagana w ciągu dziesięciu dni od zwolnienia towaru. Ponadto Polska leży na zewnętrznej granicy UE z Białorusią i Ukrainą, co sprawia, że na niektórych wschodnich przejściach lądowych regularnie dochodzi do zakłóceń, które na bardziej centralnych trasach w Niemczech po prostu nie mają miejsca. A ponieważ w Niemczech stawka podatku VAT z tytułu importu wynosi 19%, a w Polsce 23%, firma korzystająca z tego samego szablonu kalkulacyjnego dla obu rynków może błędnie wykazać swoje zobowiązanie podatkowe, nawet nie popełniając błędu w kodzie HS – to błąd, który nie wychodzi na granicy, lecz dopiero później, ale powoduje własne opóźnienia, gdy tylko zostanie wykryty.
Jak przyspieszyć odprawę celną w UE
Większość wskazówek, które sprawdzają się w Niemczech, działa również w Polsce: zawnioskuj o numer EORI z odpowiednim wyprzedzeniem przed wysyłką, dbaj o to, aby opisy towarów i zgłaszane wartości były identyczne we wszystkich dokumentach, oraz upewnij się, że wymagane certyfikaty urzędowe są gotowe przed przybyciem towaru – a nie dopiero wtedy, gdy zażąda ich urząd w wyniku zatrzymania.
Dla firm dostarczających towary na oba rynki warto wziąć pod uwagę kilka dodatkowych kwestii. Zarówno niemieckie organy celne, jak i KAS oceniają importerów pod kątem ryzyka, a dobra historia przestrzegania przepisów (compliance) w jednym kraju nie przenosi się automatycznie na drugi – warto budować tę historię celowo w każdym z nich. Jeśli wysyłasz towary regularnie, rozważ założenie konta odroczenia płatności celnych zarówno w Niemczech, jak i w Polsce, a nie tylko w kraju, od którego zacząłeś, ponieważ korzyści płynne rosną, gdy tylko zaczniesz przesyłać wolumeny przez oba kraje. Status AEO, a w przyszłości planowany przez UE status „Trust and Check Trader”, są warte złożenia wniosku, gdy tylko wolumen to uzasadnia, ponieważ są uznawane w całej UE, a nie tylko w poszczególnych krajach. A tam, gdzie rzeczywiście masz wybór portu, dłuższy czas wolny od opłat składowych w Gdyni może być dla Twojej marży warty więcej niż nieznacznie krótszy czas transportu przez Gdańsk – w zależności od tego, jak napięty jest Twój harmonogram dostaw.
Największym ułatwieniem pozostaje jednak korzystanie z usług jednego agenta celnego, który dokonuje zgłoszeń zarówno w systemie ATLAS, jak i AIS/IMPORT PLUS, dzięki czemu te same oczy porównują Twoje faktury z listami przewozowymi – przed wysłaniem zgłoszenia, a nie dopiero wtedy, gdy nadejdzie powiadomienie o zatrzymaniu – niezależnie od tego, po którą stronę granicy trafia przesyłka.
Dokonujemy zgłoszeń w systemach ATLAS i AIS/IMPORT PLUS z tego samego biurka. Jeśli więc wysyłasz towary do Niemiec, Polski lub do obu tych krajów, skontaktuj się z nami, a wspólnie przeanalizujemy Twoje ostatnie przesyłki, aby sprawdzić, gdzie rzeczywiście tracisz czas.
